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Kyvero.

Bewertungsmatrix

KI-Tool-Audit

Ein KI-Tool strukturiert bewerten, bevor es eingeführt wird: 12 Bereiche mit 49 Prüfkriterien — direkt auf dieser Seite ausfüllbar und als Tabelle zum Weitergeben.

7 Min. LesezeitAktualisiert am August 2026

Bereiche
12
Kriterien
49
Format
Web-Matrix & XLSX
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Wofür dieses Audit gedacht ist

Die meisten Fehlentscheidungen bei Software entstehen nicht, weil ein Tool schlecht ist, sondern weil vor der Einführung die falschen Fragen gestellt wurden: Funktionen werden ausführlich verglichen, während Datenverarbeitung, Berechtigungen, Folgekosten und der Weg wieder heraus unbeantwortet bleiben.

Diese Matrix stellt 49 Fragen in 12 Bereichen — von der Frage, ob überhaupt ein Problem beschrieben ist, bis zum getesteten Datenexport. Sie ist auf ein einzelnes Tool und ein kleines Unternehmen zugeschnitten und in ein bis zwei Stunden durchzuarbeiten, wenn die Unterlagen vorliegen.

Bewertungsmatrix

Bewerten Sie jedes Kriterium mit 0 bis 3 oder markieren Sie es als nicht relevant. Nicht relevante Kriterien fallen vollständig aus der Rechnung, nicht bewertete zählen weder als erfüllt noch als gescheitert.

0 von 49 Kriterien bewertet. Die Eingaben bleiben in diesem Browser-Tab und werden nicht gespeichert.

Zu den K.-o.-Kriterien: Die vormarkierten Punkte sind Vorschläge von Kyvero, kein allgemeingültiges Urteil über ein Tool. Anforderungen unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen — markieren Sie über „für uns K.-o." eigene Ausschlusspunkte oder nehmen Sie die Markierung wieder weg.

01Problem-Fit

noch nicht bewertet

Löst das Tool ein benanntes Problem, oder wird ein Problem zum Tool gesucht?

  • Der zu verbessernde Ablauf ist schriftlich beschrieben, inklusive Auslöser und Ergebnis.K.-o.

    Erkennbar an einer Prozessbeschreibung, nicht an einer Wunschliste.

  • Der heutige Aufwand ist gemessen, nicht geschätzt.

    Fünf bis zehn reale Fälle gestoppt.

  • Es ist benannt, woran nach drei Monaten erkennbar wäre, dass sich nichts verbessert hat.

    Ein Abbruchkriterium in einem Satz.

  • Eine Lösung ohne neues Tool wurde ernsthaft geprüft.

    Vorlage, Textbaustein oder Prozessänderung als Alternative.

02Funktionen

noch nicht bewertet

Deckt das Tool den konkreten Anwendungsfall ab — nicht die Featureliste allgemein?

  • Der eigene Anwendungsfall wurde im Test mit echten, anonymisierten Daten durchgespielt.K.-o.

    Nicht die Anbieter-Demo, sondern eigene Fälle.

  • Die benötigten Funktionen sind im geplanten Tarif enthalten, nicht nur in einer höheren Stufe.

    Preisseite gegen Funktionsseite prüfen.

  • Grenzen wie Mengen-, Zeichen- oder Nutzungslimits sind bekannt.

    Steht meist im Kleingedruckten der Tarifseite.

  • Es ist klar, welche Funktionen als Beta oder Vorschau gekennzeichnet sind.

    Beta-Funktionen sollten nicht Grundlage der Entscheidung sein.

03Bedienbarkeit

noch nicht bewertet

Kommen die Personen damit zurecht, die es täglich nutzen sollen?

  • Mindestens zwei spätere Nutzende haben das Tool selbst getestet.

    Nicht nur die entscheidende Person.

  • Der wichtigste Ablauf ist ohne Schulung in unter zehn Minuten nachvollziehbar.

    Beobachten statt fragen.

  • Die Oberfläche ist in der Arbeitssprache des Teams verfügbar.

    Auch Fehlermeldungen und Hilfeseiten prüfen.

  • Mobile oder Offline-Nutzung ist geklärt, sofern sie gebraucht wird.

    Nur bewerten, wenn relevant.

04Integrationen

noch nicht bewertet

Passt das Tool in die vorhandene Systemlandschaft?

  • Die benötigten Verbindungen zu vorhandenen Systemen existieren nachweislich.

    Integrationsverzeichnis des Anbieters, nicht Marketingaussage.

  • Es ist geprüft, ob die Integration im geplanten Tarif enthalten ist.

    API-Zugang liegt oft in höheren Stufen.

  • Bei manueller Übergabe ist der zusätzliche Aufwand beziffert.

    Export und Import kosten Zeit pro Vorgang.

  • Eine Schnittstelle für eigene Automatisierung ist vorhanden oder ausdrücklich nicht nötig.

    API oder Webhook.

05Daten und Datenschutz

noch nicht bewertet

Was passiert mit den Daten, die in das Tool gelangen?

  • Der Verarbeitungsort der Daten ist dokumentiert und mit den eigenen Anforderungen vereinbar.K.-o.

    Angabe in Dokumentation oder Vertragsunterlagen.

  • Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist verfügbar und geprüft.K.-o.

    Prüfung durch die zuständige Stelle im Unternehmen.

  • Es ist dokumentiert, ob Eingaben zum Training von Modellen verwendet werden und wie das abgeschaltet wird.K.-o.

    Oft eine Einstellung, oft tarifabhängig.

  • Aufbewahrungs- und Löschfristen sind bekannt.

    Wie lange bleiben Eingaben gespeichert?

  • Unterauftragnehmer des Anbieters sind einsehbar.

    Meist eine öffentliche Liste.

06Rechte und Berechtigungen

noch nicht bewertet

Lässt sich steuern, wer was sehen und tun darf?

  • Rollen und Berechtigungen lassen sich im geplanten Tarif differenzieren.

    Nicht nur Administrator und Mitglied.

  • Zugänge lassen sich zentral entziehen, wenn jemand das Unternehmen verlässt.K.-o.

    Administrationsbereich prüfen.

  • Anmeldung über den bestehenden Identitätsanbieter ist möglich oder bewusst nicht erforderlich.

    Single Sign-on ist häufig ein Aufpreisfeature.

  • Es ist nachvollziehbar, wer welche Inhalte geändert oder geteilt hat.

    Protokoll oder Versionsverlauf.

07Kosten

noch nicht bewertet

Was kostet das Tool tatsächlich über zwölf Monate?

  • Die Kosten sind für die realistische Nutzerzahl in zwölf Monaten gerechnet, nicht pro Person und Monat betrachtet.

    Vollkosten im Jahr.

  • Verbrauchsabhängige Bestandteile sind identifiziert und mit einer Obergrenze abgeschätzt.

    Credits, Minuten, Nachrichten, Speicher.

  • Einmalige Kosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung sind beziffert.

    Auch interne Arbeitszeit zählt.

  • Preisänderungen und Kündigungsfristen sind bekannt.

    Vertragslaufzeit und Verlängerungsregel.

08Anbieterabhängigkeit

noch nicht bewertet

Wie leicht kommt man wieder heraus?

  • Der Anbieter ist wirtschaftlich und produktseitig einschätzbar.

    Alter, Größe, Veröffentlichungsverlauf.

  • Es gibt mindestens eine realistische Alternative für denselben Anwendungsfall.

    Namentlich benannt.

  • Zentrale Arbeitsergebnisse liegen nicht ausschließlich in diesem Tool.

    Sonst wächst die Abhängigkeit mit jeder Woche.

  • Preis- oder Funktionsänderungen der Vergangenheit sind geprüft.

    Changelog und Preisarchiv.

09Einführung

noch nicht bewertet

Ist der Weg von der Entscheidung bis zum Regelbetrieb geplant?

  • Es gibt eine verantwortliche Person für die Einführung.K.-o.

    Namentlich, nicht „das Team".

  • Ein zeitlich begrenzter Pilot mit definiertem Ergebnis ist geplant.

    Zwei bis vier Wochen, klarer Umfang.

  • Der Schulungsaufwand ist abgeschätzt und eingeplant.

    In Stunden, nicht in Absichtserklärungen.

  • Bestehende Daten oder Inhalte lassen sich mit vertretbarem Aufwand übernehmen.

    Importwege getestet.

10Support

noch nicht bewertet

Was passiert, wenn etwas nicht funktioniert?

  • Die Supportwege und Reaktionszeiten des geplanten Tarifs sind bekannt.

    Häufig nur E-Mail in kleinen Tarifen.

  • Die Dokumentation ist vollständig genug, um typische Fragen selbst zu lösen.

    Stichprobe mit zwei echten Fragen.

  • Es gibt eine öffentliche Statusseite oder Störungskommunikation.

    Zeigt, wie transparent der Anbieter arbeitet.

  • Support in der Arbeitssprache ist verfügbar, sofern erforderlich.

    Nur bewerten, wenn relevant.

11Risiken

noch nicht bewertet

Was kann schiefgehen, und wie wird das aufgefangen?

  • Die Folgen eines fehlerhaften Ergebnisses sind benannt und begrenzt.

    Wer prüft, bevor etwas nach außen geht?

  • Ein Ausfall des Tools ist überbrückbar.

    Handlungsfähig ohne das Tool für einige Tage.

  • Es ist geklärt, ob der Einsatz vertragliche Zusagen gegenüber Kunden berührt.

    Vertraulichkeits- und Unterauftragsklauseln.

  • Verantwortlichkeit für die Ergebnisprüfung ist schriftlich zugeordnet.

    Kann eine KI-Richtlinie leisten.

12Exit und Export

noch nicht bewertet

Kommen die eigenen Daten wieder heraus — vollständig und lesbar?

  • Ein Export aller eigenen Inhalte ist möglich und wurde einmal testweise durchgeführt.K.-o.

    Nicht nur die Existenz eines Export-Buttons prüfen.

  • Das Exportformat ist ohne dieses Tool weiterverwendbar.

    CSV, JSON oder ein offenes Dokumentformat.

  • Es ist bekannt, was nach Vertragsende mit den Daten geschieht und wie lange sie abrufbar bleiben.

    Frist steht in den Vertragsbedingungen.

  • Eine Löschung der Daten kann verlangt und bestätigt werden.

    Prozess und Ansprechstelle bekannt.

Zwischenstand

Die Summe ist eine reine Rechenhilfe aus Ihren eigenen Antworten. Kyvero gewichtet nichts: Welche Bereiche für Sie schwerer wiegen, entscheiden Sie selbst — in der Tabelle unten lässt sich das eintragen.

Punkte
0 / 0
Erfüllungsgrad (ungewichtet)
—
K.-o.-Kriterien
0 gescheitert
8 noch offen
Als „nicht relevant“ bewertete K.-o.-Kriterien fallen bewusst aus dieser Zählung.

8 K.-o.-Kriterien sind noch unbewertet.

  • Problem-Fit—
  • Funktionen—
  • Bedienbarkeit—
  • Integrationen—
  • Daten und Datenschutz—
  • Rechte und Berechtigungen—
  • Kosten—
  • Anbieterabhängigkeit—
  • Einführung—
  • Support—
  • Risiken—
  • Exit und Export—

Tabelle herunterladen

KI-Tool-Audit als Tabelle (XLSX)

Fünf Blätter: Anleitung, Bewertung mit allen Kriterien, Auswertung mit eigener Gewichtung, Kostenrechnung über zwölf Monate und ein Vergleichsblatt für bis zu vier Tools. Alle Formeln sind sichtbar, keine Makros.

Tabelle herunterladen

XLSX · 5 Blätter · kostenlos, ohne Anmeldung

Aufbau der Datei
AnleitungSkala, K.-o.-Logik und Hinweis zur eigenen Gewichtung
BewertungBereich, Kriterium, K.-o.-Kennzeichnung, Bewertung 0–3, Beleg, Notiz, offene Frage, Verantwortlich
AuswertungPunkte erreicht und möglich, Erfüllungsgrad, offene K.-o.-Punkte, frei setzbares Gewicht je Bereich
KostenLizenzkosten, Verbrauch, Einrichtung und interne Arbeitszeit, hochgerechnet auf zwölf Monate
VergleichErfüllungsgrade von bis zu vier Tools nebeneinander

So gehen Sie vor

  1. Erst den Anwendungsfall beschreiben

    Ohne beschriebenen Ablauf mit Auslöser und Ergebnis ist jede Toolbewertung eine Geschmacksfrage. Der Bereich Problem-Fit steht deshalb an erster Stelle.

  2. K.-o.-Kriterien zuerst klären

    Datenverarbeitungsort, Auftragsverarbeitung, Trainingsnutzung, Entzug von Zugängen und getesteter Export. Scheitert einer dieser Punkte, sparen Sie sich den Rest.

  3. Mit Belegen arbeiten, nicht mit Eindrücken

    Zu jedem Kriterium gehört in die Tabelle, woher die Antwort stammt: Dokumentationsseite, Vertragsunterlage oder eigener Test. Ein Anbietergespräch ist kein Beleg.

  4. Gewichtung im Team festlegen

    Setzen Sie die Gewichte, bevor Sie die Ergebnisse sehen. Danach gesetzte Gewichte begründen nur noch die Entscheidung, die ohnehin feststand.

  5. Offene Fragen in das Anbietergespräch mitnehmen

    Die Spalte „Offene Frage" ist die eigentliche Ausbeute des Audits: eine Liste, die Sie schriftlich beantwortet bekommen sollten.

Grenzen dieser Methode

  • Das Audit ist eine redaktionelle Arbeitshilfe und ersetzt keine Rechts-, Datenschutz- oder IT-Sicherheitsprüfung.
  • Die Kriterien sind auf kleine Unternehmen zugeschnitten; regulierte Branchen brauchen zusätzliche Anforderungen.
  • Der Erfüllungsgrad vergleicht Antworten, nicht Tools: Zwei Personen bewerten dasselbe Produkt unterschiedlich, wenn sie unterschiedliche Belege heranziehen.
  • Ein hoher Prozentwert ersetzt keinen Pilotbetrieb mit echten Vorgängen.
  • Preise, Tarifgrenzen und Datenschutzangaben ändern sich; halten Sie das Prüfdatum in der Tabelle fest.

Nächste Schritte

Häufige Fragen

Matrix direkt ausfüllen

Bereich für Bereich bewerten und den Zwischenstand sofort sehen — oder die Tabelle herunterladen und im Team ausfüllen.

Zur Bewertungsmatrix

Eingaben bleiben im Browser; zum Festhalten dient die XLSX.

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