Rollout-Checkliste für KI-Projekte

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1. Phase 01

   Problem & Ziel

   Bevor ein Tool geöffnet wird: Prozess, Problem und Erfolgskriterien schriftlich festhalten.

   • Den konkreten Prozess benennen — Auslöser, Ergebnis und beteiligte Rollen in einem Satz.
   • Den aktuellen Ablauf in nummerierten Schritten dokumentieren, inklusive der Stellen mit Ermessensentscheidung.
   • Das eigentliche Problem definieren: Dauer, Fehleranfälligkeit, Abhängigkeit von einer Person oder Rückstau.
   • Eine verantwortliche Person für die Einführung benennen, nicht ein Gremium.
   • Erfolgskriterien festlegen, die ohne zusätzliches Werkzeug messbar sind.
   • Den Ausgangswert dieser Kriterien vor dem Start erfassen.
   • Eine Abbruchbedingung formulieren, bei der das Vorhaben beendet wird.

2. Phase 02

   Daten & Risiko

   Klären, welche Daten der Workflow berührt und wo eine menschliche Prüfung zwingend bleibt.

   • Auflisten, welche Daten für den Workflow tatsächlich benötigt werden.
   • Personenbezogene, vertrauliche oder kundenbezogene Daten im Datenfluss markieren.
   • Prüfen, welche Daten bewusst außen vor bleiben, und diese Grenze schriftlich festhalten.
   • Zugriffsrechte prüfen: Wer sieht durch den neuen Workflow Daten, die er bisher nicht gesehen hat?
   • Anbieterunterlagen zu Datenverarbeitung, Serverstandort, Aufbewahrung und Training sichten.
   • Klären, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich ist, und die Zuständigkeit dafür festlegen.
   • Human-in-the-loop festlegen: Wer prüft was, woran erkennt diese Person ein schlechtes Ergebnis?
   • Festhalten, welche Ergebnisse das Unternehmen nie ungeprüft verlassen dürfen.

3. Phase 03

   Tool & Workflow

   Erst jetzt die Werkzeugauswahl — auf Basis der Anforderungen aus Phase 1 und 2.

   • Tool anhand der dokumentierten Anforderungen auswählen, nicht anhand des Funktionsumfangs.
   • Die minimale Workflow-Version definieren: genau ein automatisierter Schritt.
   • Schnittstellen zu bestehenden Systemen prüfen und den Weg der Daten notieren.
   • Fehler- und Ausnahmefälle definieren: Was passiert bei leerem, untypischem oder fehlerhaftem Input?
   • Einen manuellen Rückweg festlegen, falls der Workflow ausfällt.
   • Kostenmodell dokumentieren: Abopreis, Anzahl Lizenzen, verbrauchsabhängige Kosten, Vertragslaufzeit.
   • Verantwortlichkeit für Zugangsdaten und Abrechnung festlegen.

4. Phase 04

   Pilot

   Der Workflow läuft parallel zum bisherigen Vorgehen, nicht als Ersatz.

   • Testgruppe bestimmen: zwei bis fünf Personen, die den Prozess wirklich täglich ausführen.
   • Fünf bis zehn reale Testfälle aus der Vergangenheit auswählen, darunter zwei schwierige.
   • Ausgangszustand dokumentieren: Bearbeitungszeit, Nacharbeit und Fehler vor der Umstellung.
   • Pilotzeitraum mit Start- und Enddatum festlegen.
   • Pilot starten und den bisherigen Ablauf parallel offenhalten.
   • Fehler und unbrauchbare Ergebnisse mit Eingabe und Fehlerart sammeln.
   • Nutzerfeedback strukturiert erfassen: Was war schneller, was war lästiger, was war unsicher?
   • Prüf- und Freigabezeit mitmessen, nicht nur die Erstellungszeit.

5. Phase 05

   Entscheidung

   Go, Anpassen oder Stop — begründet und dokumentiert.

   • Ergebnisse mit dem dokumentierten Ausgangszustand vergleichen.
   • Umfang der Nacharbeit bewerten: Wie oft musste ein Ergebnis korrigiert werden?
   • Tatsächliche Kosten prüfen, inklusive Einrichtungsaufwand und verbrauchsabhängiger Posten.
   • Wirtschaftlichkeit rechnerisch einordnen — als Planungshilfe, nicht als Beweis.
   • Risiken erneut prüfen: Datenschutz, Abhängigkeit vom Anbieter, Qualitätsschwankungen.
   • Akzeptanz im Team bewerten: Würden die Beteiligten freiwillig weiterarbeiten?
   • Entscheidung treffen: Go, Anpassen oder Stop — mit Begründung und Datum.
   • Bei „Anpassen“ genau eine Änderung festlegen und den Pilot begrenzt wiederholen.

6. Phase 06

   Rollout & Betrieb

   Aus dem Pilot wird ein Regelprozess mit klarer Zuständigkeit.

   • Verantwortlichkeiten dokumentieren: fachlich, technisch und für die Abrechnung.
   • Den finalen Prozess schriftlich dokumentieren, inklusive Ausnahmefällen.
   • Berechtigungen finalisieren und nicht mehr benötigte Testzugänge entfernen.
   • Einweisung für alle Beteiligten durchführen, mindestens kurz und praktisch.
   • Monitoring festlegen: Welche Kennzahl wird wie oft von wem angesehen?
   • Einen festen Review-Termin setzen, üblicherweise nach 30 und nach 90 Tagen.
   • Änderungen am Workflow und an Prompts versionieren, mit Datum und Grund.
   • Kündigungsfristen und Vertragsdaten in den Kalender eintragen.
   • Festhalten, wie der Prozess ohne das Tool weiterläuft, falls der Anbieter ausfällt.